TITIKWARTA.COM - SAMARINDA - Sekretariat Provinsi (Setprov) Kaltim menjadi salah satu instansi yang tertib dalam urusan pengarsipan. Secara berkala, mereka menyerahkan arsip lama mereka ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim. terutama untuk dokumen yang usianya sudah melampaui 10 tahun.

Langkah tersebut senapas dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Disebutkan bahwa organisasi perangkat daerah (OPD) harus menyerahkan arsip statis kepada lembaga arsip. Terakhir kali merek melakukan aktivitas tersebut pada 2020. Aktivitas serupa akan kembali mereka lakukan pada 2024.

Analis kebijakan ahli muda atau sub koordinator persuratan dan arsip Setprov Kaltim Heldi mengatakan, saat ini pihaknya masih mendata dan inventarisasi daftar arsipnya. Sebab penyerahan arsip tidak bisa sembarangan. Harus melalui prosedur tertentu. Karena nantinya akan diperiksa. “Ada ribuan arsip. Ya perkiraan awal arsip yang akan diserahkan sekitar kurang lebih 5.000 arsip,” jelas Heldi.

Setelah mendata dan memiliki daftar arsip, dalam penyerahan juga perlu disertai berita acara penyerahan arsip yang diketahui kepala daerah. Arsip tersebut kemudian dinilai oleh tim penilai khusus. Mereka yang kemudian memutuskan nasib arsip tersebut, disimpan atau dimusnahkan. Heldi menyebut Setprov Kaltim melalui Biro Umum selalu berupaya tertib arsip. Yakni pengelolaan dan penataan arsip yang sesuai aturan. Meski saat ini belum memiliki arsiparis. (adv/hms/DPK)