TITIKWARTA.COM - SAMARINDA - Sebagai salah satu instansi yang disorot dari sisi pengelolaan arsipnya, Dinas Kesehatan (Diskes) Bontang tak tinggal diam. Mereka pun menggelar studi lapangan agar bisa lebih memahami urusan pengelolaan arsip. Mereka pun menyambangi Badan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim pada 30 November hingga 1 Desember.

Studi lapangan tersebut merupakan bagian dari agenda bimbingan teknis yang mereka gelar dengan menggandeng DPK Kaltim. Pada hari pertama, sebanyak 44 peserta dari Diskes Bontang mengikuti pelatihan tata kearsipan dan tata naskah dinas. Pelatihan ini membahas tentang pengelolaan arsip aktif, mulai penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.

Pada hari kedua, peserta melakukan orientasi lapangan ke DPK Kaltim. Dalam kunjungan hari kedua ini, peserta dibagi menjadi dua kelompok. Kelompok pertama mengunjungi ruang studio mini untuk menonton video tentang pengelolaan arsip. Kelompok kedua mengunjungi depo arsip untuk melihat langsung penyimpanan arsip statis.

Arsiparis DPK Kaltim Ana Palianti Sari mengungkapkan, dalam orientasi lapangan pada hari kedua, peserta diperkenalkan bagaimana cara mengelola arsip. Mulai arsip diciptakan, dibuat, diberkaskan hingga dipelihara seperti disusun di rak rak arsip. “Setelah diberi pemahaman pengelolaan arsip aktif, mereka juga diputarkan sebuah video profil DPK yang menggambarkan tugas pokok fungsi dari DPK,” ungkapnya.

Selanjutnya, para peserta juga diarahkan ke depo arsip atau tempat penyimpanan arsip DPK Kaltim. “Terus terang aja dari peserta bimtek pengelolaan arsip belum memahami apa itu arsip statis sendiri,” jelasnya. Ana menegaskan bahwa penyimpanan arsip di lembaga kearsipan daerah sendiri tersebut penting dilakukan. Agar arsip-arsip tersebut terhindar dari kehilangan arsip.

“Mulai penciptaan sampai terjadi pengusutan sehingga menghasilkan arsip statis yang akan diserahkan ke lembaga kearsipan daerah,” ujarnya. Ana berharap para peserta Diskes Bontang dapat mengimplementasikan ilmu yang didapat dari bimtek pengelolaam arsip ini. “Mudah-mudahan dengan kunjungan orientasi lapangan.

“Mereka mempunyai kesadaran melaksanakan penyerahan arsip statis ke lembaga daerah agar dipelihara, dirawat dan dikelola oleh lembaga kearsipan daerah,” jelasnya. Terakhir, Ana mengatakan bahwa setelah ardip-arsip tersebut di serahkan. Dinas terkait sebagai unit pencipta arsip. Tetap bisa mengakses arsip-arsip yang dimiliki oleh pihaknya.

“Tetap bisa mengaskses arsip-arsip kapan aja membutuhkan, tentunya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan,” tutupnya. Sementara itu, Owner We Organizer (WO) Sri Wulandari mengungkapkan pemberian pengetahuan tentang tata kelola arsip ini penting dilakukan secara rutin ke seluruh dinas-dinas terkait.

“Setiap kedinasan kan ada arsip-arsip statis yang bisa jadi fokus yang harus disimpan harus diarsipkan dengan betul, seperti data keuangan itu penting,” jelasnya. Lebih lanjut, Wulan mengatakan setelah bimtek dan orientasi lapangan, peserta menjadi paham terkait pengelolaan arsip dan surat menyurat untuk diimplementasikan di dinasnya. “Sudah diberikan teori dan nomor nomor arsip cara penomoran arsip banyak di dapat dari dinas arsip,” pungkasnya. (adv/hms/DPK)